在进行任何工程项目之前，企业或项目负责人都需要对整个工程的成本进行充分的规划和预测。这就是为什么在很多情况下，编制工程预算和结算单变得至关重要。这些文件不仅有助于确保项目按时完成，而且还能帮助管理者跟踪成本并确保利润最大化。在这个过程中，理解何时以及为何需要创建这些文件对于成功管理一个项目至关重要。

首先，让我们来解释一下“工程结算单”这个词汇。它通常指的是记录了所有相关费用、支出、收入及支付情况的一个正式文档。这种文档是建筑、土木工程等行业中的标准工具，它详细列出了从材料采购到施工人员工资，以及其他一切与项目直接相关的支出。此外，这个文档也是评估是否超支或未超支的依据，并且是最终付款给承包商的依据。

接下来，我们来探讨在哪些情况下需要编制这两个文件：

初期阶段： 在开始任何大型或小型建筑或者基础设施建设工作之前，都必须准备好详尽的预算计划。这包括从地基挖掘到结构建造再到装修，每一步都要考虑其成本，以便后续能够合理安排资金并监控开销。

中期阶段： 由于各项工作进度不同，其相应花费也会有所变化，因此定期更新和调整预算成为必要。在此过程中，结账单将起到关键作用，因为它能够反映实际发生的情况，与最初设定的目标进行对比，从而做出适当调整以保持整体计划的一致性。

末尾阶段： 当一个特定任务达到完成状态时，即使是在整个大型项目结束之后，也仍然可能会出现一些额外费用，比如可能发现的问题修复或者遗漏部分工作内容。此时，在提交最后一笔付款之前，就必须产生一份准确无误的结账单作为前提条件之一。

审计需求： 尽管某些国家法律法规要求按照一定频率执行财务审计，但即使没有这样的规定，对于某些公司来说，对他们自己的内部控制系统实施审核同样是必要且合理的事业。当这些审计涉及财务报告时，正确填写每一项都会显得尤为重要，因为它们构成了该报告的大部分内容。

税务申报: 在许多地方，当企业进行重大投资或重大的改动活动（例如扩张生产能力）的时候，他们可以根据特定的税收优惠政策获得免税减免。为了申请这一种类型的激励措施，一份详细明了的预算以及随后的实际支付记录都是必需品，这样的信息可以证明投资金额及其使用目的符合规定要求。

合同履行: 对于那些涉及多方参与合作关系（如政府机构、私营公司以及独立承包商）的合同案例，由于不同方对事宜处理方式可能存在差异，所以精准的地面图表清晰地展示各种交互往来之流动性很关键。如果不能清楚显示哪个组织如何向另一个组织提供服务，并且具体花费多少，那么协调就变得更加困难，同时也容易导致纠纷产生。

供货链追踪: 通过追踪物料来源，从原材料采集直至产品最终送达客户的手续，可以帮助制造商更好地了解供应链效率与成本。而这些信息则被包含在专业的人力资源数据统计报告中，如劳动力投入量，以及日常运输、仓库存储等方面既有的总体概览资料。

决策支持: 有时候，不同层级领导者的决策取决于对未来趋势分析所做出的假设，而这种分析本身就建立基于历史数据——特别是在长时间跨度内积累起来的话——如果缺乏足够准确可靠的人力资源统计数据，那么他们无法作出有效判断，为此经常性的绩效评估成为决定因素之一。

综上所述，无论是在初步规划还是后续实施过程中的任何环节，都应该不断地检查并更新您的工程预算和结账书，以确保您能高效有效地管理您的业务流程并维持良好的经济健康状况。如果您能妥善处理这两件事情，您将能够避免潜在的问题，并最大限度地提高您的底线收益。